大二時有堂必修國際行銷是位英國教授授課,全程用英語授課(雖然他的英文講得超慢,而且他會說中文),報告也用英文,記得有一次他用幾乎一整個下午的時間介紹Word的使用,他當時的口號‘Feeling the power’還在我耳邊環繞。他那堂課主要傳達觀念是,Word不只是打字機而已,是強大的文字編輯工具。今天想寫這篇是之前在紅十字會工讀時因為工作任務上的需要自己靠查網路學會了合併列印這個功能,為了怕自己忘記怎麼操作所以寫下這篇作為記錄。
Word的合併列印適合在需要製作大量同格式的標籤,例如名牌、寄送信封用的郵寄資訊標籤等狀況下,而且還要有完整名單的Excel檔配合才能快速完成。
打開Word,上方功能列中找到郵件切換操作版,按下啟動合併列印選單,選擇標籤。
再按下「選擇收件者」選單,選擇「使用現有清單」,選取名單Excel檔。
再來是插入表格,記得從版面配置操作版將邊界調成零,印出來時比較好做裁切。
在第一格點選「插入合併欄位」選單選擇要插入資料的標題(Excel檔)
在下一格同樣資訊的位置點選「插入功能變數」選單,選擇「下筆紀錄條件」,設定好條件和前項標題相同的條件
點選更新標籤會自動將下方表格套入一開始設定好的欄位
所有標籤就輕輕鬆鬆完成啦
最後按完成合併列印就大功告成
之後會再整理其他的Word小技巧,也會做其他軟體,盡請期待。